Ako sme za 6 mesiacov vytvorili online rezervačný systém, ktorý slúži nielen zamestnancom autopožičovne, ale aj jej zákazníkom.
V prípadovej štúdii sa dozviete
Požiadavka zefektívniť službu požičiavania automobilov prišla priamo zo strany zamestnancov nášho klienta. Tí identifikovali potenciál, ktorým autopožičovňa disponuje, ale zistili aj to, že službu limituje potreba osobnej alebo telefonickej objednávky. Ako vhodnú alternatívu navrhli vytvorenie online rezervačného systému, ktorý by:
So súhlasom vedenia následne začali hľadať dodávateľa, ktorý by rezervačný systém vytvoril.
Prvé technologické stretnutie k začiatku vývoja sa v bart.sk uskutočnilo v septembri 2022. Spoločne sme zanalyzovali vtedy aktuálny spôsob objednávania a našli viacero možností, ako ho vylepšiť a zefektívniť. Funkčné riešenie spĺňajúce všetky najhlavnejšie požiadavky klienta bolo pripravené na používanie 1. marca 2023.
Intuitívny rezervačný systém na prenájom vozidla je postavený na dvoch základných parametroch - dátum prenájmu a trieda vozidla podľa vnútorného priestoru, ktorým disponuje (malé, stredné, veľké). Zákazník má, v prípade záujmu, možnosť zadať aj ďalšie požiadavky, ako značku a model vozidla, vybavenie, typ prevodovky a pohonu.
Vyhľadávač po potvrdení požadovaných parametrov vyfiltruje používateľovi autá, ktoré sú k dispozícii na prenájom. Po výbere konkrétneho modelu získa zákazník viac informácií o automobile, ako aj cenovú kalkuláciu prenájmu. Zároveň si môže nakonfigurovať aj dodatočné služby, ako dialničnú známku či vyšší denný nájazd.
Konfigurácia objednávky sa v reálnom čase premieta do parametrickej URL. Po jej vyklikaní teda môže zákazník skopírovať URL adresu z prehliadača a zaslať ju napríklad ďalším spolujazdcom k nahliadnutiu.
Po potvrdení konfigurácie vyplní používateľ osobné údaje a auto si záväzne rezervuje. V prípade, ak je v čase rezervácie v servise Moris Slovakia jeho ďalšie vozidlo, a prenajaté auto bude teda slúžiť ako náhradné vozidlo, môže navyše vyplniť aj EČV servisovaného auta a získať tak na prenájom výraznú zľavu.
V prípade, že sa zákazník do systému zaregistruje, údaje už vypĺňať nemusí, načítajú sa automaticky z jeho profilu.
Zamestnanci autopožičovne majú všetky informácie o vozidlách, ako aj ich obsadenosť a cenník, uložené vo vlastných, dlhoročne využívaných excel súboroch. Aby nemuseli meniť spôsob práce, na ktorý sú zvyknutí, tieto súbory implementujeme priamo do API. Odtiaľ sa následne premietajú do webovej aplikácie.
Do administračného systému webu vstupujú zamestnanci pri potvrdzovaní každej objednávky. V prehľadnom rozhraní môžu pre každú rezerváciu vygenerovať zálohové faktúry s ľubovoľným počtom položiek. Tie sa vytvárajú automaticky podľa doplnkových služieb k prenájmu. Zároveň majú možnosť vygenerovať aj daňový doklad, zmluvu a po vrátení vozidla finálnu faktúru. V každom z dokumentov vypĺňa systém automaticky takmer všetky informácie o prenajímateľovi aj automobile. Doplnkom je možnosť pridať ku každej objednávke aj poznámku pre kolegov.
Všetky objednávky vidia administrátori v prehľadnom kalendári. Jednotlivé rezervácie sú farebne odlíšené podľa stavu:
Na základe tohto parametra je zároveň možné ich v kalendári aj filtrovať.
Navyše tu majú zamestnanci aj informáciu o existencii poznámky a po nájdení myšou na jej ikonu si ju môžu v náhľade prečítať bez potreby otvorenia objednávky. Rovnako vidia v prehľade aj ikonu symbolizujúcu vygenerovanú zmluvu, ktorá sa po kliknutí na symbol stiahne.
V prípade, že rezervácia automobilu prebieha telefonicky alebo osobne, môžu ju zamestnanci do systému vložiť priamo cez administráciu. Pri novom zákazníkovi nemusia vypĺňať všetky informácie ručne. Stačí, ak zadajú IČO jeho spoločnosti, a všetky ďalšie firemné údaje si systém načíta sám z verejnej databázy finančnej správy a/alebo štatistického úradu.
Nového zákazníka zároveň môžu zaregistrovať ako používateľa webovej aplikácie. V tomto prípade môže následne po prihlásení vidieť vo svojom profile aj všetky objednávky realizované offline spôsobom.
Už existujúcich zákazníkov môžu zamestnanci vyhľadávať v administrácii podľa mena, emailovej adresy, telefónneho čísla, názvu spoločnosti alebo IČO.
Zamestnanci majú možnosť zo systému vyexportovať všetky objednávky v určitom rozmedzí dátumov. Výsledný súbor sa ukladá s názvom, ktorý obsahuje práve dátumové rozpätie, vďaka čomu je jednoduché sa v súboroch orientovať. Všetky údaje v dokumente sú navyše ukladané so správnym formátovaním, takže je možné v nich filtrovať či využívať vzorce, a získať tak dôležité štatistiky.
Zároveň majú možnosť napojiť sa prostredníctvom unikátneho kľúča na API aplikácie a vytvoriť export objednávok v určitom dátumovom rozmedzí vo formáte XML. Tento súbor môžu následne zaslať priamo do ekonomického systému Pohoda, s ktorým pracuje účtovné oddelenie.
Hoci webová aplikácia mala ambíciu pomôcť najmä zákazníkom nášho klienta požičať si auto rýchlo a kedykoľvek, v konečnom dôsledku prináša klientovi výhod oveľa viac. Všetky tieto funkcionality totiž výrazne uľahčujú zamestnancom autopožičovne prácu a znižujú mieru administratívy spojenej s jednotlivými prenájmami. Zamestnanci preto môžu pracovať efektívnejšie a získaný čas pretaviť do optimalizácie služieb pre zákazníkov.
Najdôležitejšie zapracované moduly
Použité technológie
Do bart.sk sme prišli s relatívne jednoduchou požiadavkou na rezervačný systém. Pomohli nám však pochopiť, že vďaka online aplikácii môžeme získať ešte oveľa viac. Naši zamestnanci už nemusia vypĺňať údaje na zmluvách ručne, lepiť si na objednávky papieriky s odkazmi ani nosiť papiere hore-dolu do učtárne. Všetko za nich robí systém. Už teraz vďaka tomu vnímame zrýchlenie celého procesu prenájmu aj zmenšenie počtu chýb, ktoré pri “ručnej” práci prirodzene nastanú. Tešíme sa, ako budeme aplikáciu ďalej rozširovať a čo všetko sa nám vďaka nej ešte podarí optimalizovať.
